Procedure

Procedure voor de aanvraag van een visum via de Visumdienst

Zoek onder visum- en landeninformatie of U een visum nodig heeft voor het te bezoeken land. Kijk wat de benodigdheden voor het betreffende visum zijn. NB: deze informatie geldt voor Nederlanders en in het algemeen voor alle West-Europeanen. Voor andere nationaliteiten kunnen andere regels gelden, klik hier. 

Indien er een visum voor een bepaald land nodig is moet men ook beschikken over een paspoort; een identiteitskaart is niet voldoende.  Binnen West Europa kan er gereisd worden met een identiteitskaart (hier staat de volledige lijst van landen waar voor de identiteitskaart  voldoende is). NB: Nederlanders mogen niet reizen met een verlopen paspoort of identiteitskaart.

Controleer of Uw paspoort nog lang genoeg geldig is en of er in Uw paspoort nog genoeg lege pagina’s zitten (houd voor alle zekerheid twee lege bladzijden naast elkaar per visum aan).  Nederlandse paspoorten hebben een rode kaft en voorop staat “Paspoort” gedrukt. Als U een hoesje of etui om Uw paspoort heeft verzoeken we U dat eerst te verwijderen en achter te houden. De hoesjes zouden beschadigd of verloren kunnen worden (verschillende ambassades halen de hoesjes eraf en vergeten wel eens om die terug te geven. En als wij losse hoezen terugkrijgen weten wij ook niet meer bij welk paspoort die horen...). 

Er zijn ook reisdocumenten voor vreemdelingen (vreemdelingenpaspoorten met groene of blauwe kaft kaft, vluchtelingenpaspoorten met grijze kaft). De bezitters daarvan zijn geen Nederlander, en hun reisdocument is geen paspoort. Bezitters van een reisdocument hebben vaak visa nodig voor landen waar Nederlanders geen visum voor nodig hebben, een aantal landen zal hen geen visum geven. Reisdocumenthouders met een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd mogen  naar hun oorsprongsland reizen (mits ze daar een visum voor krijgen), houders met een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd mogen in principe naar elk land reizen, behalve naar hun land van oorsprong.

Klik hier voor informatie over paspoorten en reisdocumenten, op meer vragen dienaangaande vindt hier een antwoord. Nederlanders die officieel in een ander land wonen (niet-ingezetenen) kunnen eventueel hun paspoort vernieuwen op Schiphol of bij de gemeentehuizen van Bergen op Zoom, Breda, Bergeijk, Den Haag, Echt-Susteren, Enschedé, Groningen en Oldambt (afdeling Burgerzaken, loket niet-ingezetenen). Hier staat een instructievideo. U kunt uiteraard ook naar het Nederlandse consulaat on Uw woonland gaan. Maar dan kan niet meer in België, daar zijn de consulaten gesloten voor de afgifte van paspoorten.

Ook kinderen moeten een eigen paspoort (of identiteitsbewijs, maar dat is niet geschikt voor visa) hebben.

Download zo mogelijk de aanvraagformulieren en druk ze af op blanco papier, formaat A4. Aanvraagformulieren die niet gedownload kunnen worden kunt U opvragen. Ze worden U dan toegestuurd. U dient zelf de formulieren in te vullen en te ondertekenen. Probeer de aanvraagformulieren zo compleet mogelijk in te vullen, dat voorkomt vertraging. Vul ook de volgens U irrelevante vragen in.  Let ook op dat U de formulieren juist invult.  Met name de reisdata zijn van belang. Indien een visum voor de verkeerde datum is afgegeven (en aangevraagd) kunnen wij daar niets meer aan veranderen.  Als er meerdere formulieren per persoon en per visum worden gevraagd kunt U over het algemeen volstaan met de formulieren éénmaal in te vullen en daarna tot het gewenste aantal te kopiëren. U moet wel alle formulieren origineel ondertekenen .

Voorts moet U zorgen voor aanvullende vereisten (pasfoto's, boekingsverklaring of  garantiebrief, vaccinatieboekje, etc.).

Gebruik echte pasfoto’s, nooit (foto)kopieën. Let ook op de opmerkingen die bij de pasfoto's geplaatst zijn. India bijv. wil foto's van 5 x 5 cm, China wil foto's met een witte achtergrond, etc. Pasfoto’s moeten op de aanvraagformulieren geplakt of geniet worden. Op de meeste formulieren is een ruimte voor foto’s gereserveerd. Indien dat niet zo is niet ze dan in de linkerbovenhoek van het aanvraagformulier. Zwart-wit foto’s worden niet meer geaccepteerd. Als er meerdere foto's gevraagd worden gebruik dan identieke pasfoto's. Wij kunnen ook voor de pasfoto's zorgen, die kunnen we uit de chip in het paspoort halen.

Indien er niet specifiek om gevraagd wordt stuur dan geen origineel vaccinatieboekje  mee: kopieën volstaan en als die onverhoopt zoek zouden raken is er niets aan de hand. Probleem is dat wij ze moeten vastnieten om te voorkomen dat ze verloren gaan en er zijn mensen die geen nietgaatjes in hun paspoort willen.

Controleer aan de hand van de gemelde voorwaarden of Uw aanvraag compleet is.

Let ook op de geplande reisdatum: het heeft geen zin om een aanvraag lang van tevoren in te sturen: de meeste visa moeten binnen drie maanden na afgifte gebruikt worden. Als visa te vroeg worden aangevraagd zijn ze misschien  al verlopen voordat de reis begint! De meeste visa worden binnen enkele dagen afgegeven (zie de landenlijst voor de gemiddelde aanvraagduur), dus wacht tot zes weken voor vertrek voordat U een aanvraag instuurt.

Wilt U in alle gevallen de Europese datumnotering (dag/maand/jaar) gebruiken en niet de Amerikaanse (maand/dag/jaar) gebruiken tenzij daar in de aanvraagformulieren expliciet om wordt gevraagd. Dat voorkomt verwarring en foute visa.

Vergeet niet het begeleidingsformulier voor de Visumdienst in te vullen en mee te sturen.  Op dit formulier kunt U alle informatie invullen die voor ons van belang is om Uw aanvraag goed te kunnen verwerken. Die kunt U vinden onder "Downloaden".  Vermeld ook eventuele extra wensen schriftelijk en concreet: wij kunnen weinig met een bericht a;s "Zoals afgesproken" omdat de post misschien niet wordt bewerkt door degene met wie U contact hebt gehad. 

Stuur de visumaanvraag naar de Visumdienst per aangetekende post, koerier of anderszins. Uiteraard kunt U de aanvragen ook persoonlijk afgeven. NB: het heeft weinig zin om persoonlijk bij ons langs te komen in de hoop/verwachting dat U op de visa kunt wachten. Dat kan niet: wij geven de visa niet zelf uit, maar gaan met de aanvraag naar het betreffende consulaat.

de Visumdienst zorgt dat de aanvraag zo snel mogelijk bij het betreffende consulaat wordt ingeleverd. Zodra visa gereed zijn worden ze opgehaald en nog dezelfde dag teruggezonden, zo nodig na telefonisch contact. Waardepapieren worden altijd per aangetekende post of koerier teruggezonden. In spoedgevallen kunnen paspoorten, tegen meerkosten uiteraard, persoonlijk worden aangereikt, of op Schiphol worden klaargelegd (Aviapartner* of een andere balie).

N.B. Wanneer U de benodigde documenten per aangetekende post naar ons toestuurt, stuurt die dan naar de postbus.** . Die kunnen we al vroeg leeghalen. Aangetekende post naar het bezoekadres gaat mee in de normale bestelronde van de postbode en komt later bij ons aan op kantoor. Brieven die per koerier / bode / persoonlijk worden afgegeven moeten naar het kantooradres.
Heeft u met spoed een visum nodig? Gebruik hier geen aangetekende post voor!

Wij raden aan om koeriersdienst AMP in te schakelen. Dat kan via deze website worden aangemeld. Indien vóór 10:00 uur aangemeld, dan kan de brief nog dezelfde dag opgehaald worden en de volgende ochtend om 08:00 uur bij ons worden bezorgd. Koeriersbedrijven als TNT, DHL en UPS hebben geen binnenlands netwerk dat, tenzij tegen hoge meerkosten, brieven de volgende ochtend op tijd bij ons kan afleveren. U kunt natuurlijk een rechtstreekse koerier inschakelen, maar dat heeft alleen zin als die de brief voor 09:00 uur aflevert. Jarenlange ervaring heeft ons geleerd dat de aangetekende post van Post.nl over het algemeen een goede en voordelige oplossing biedt, zij het dat bezorging de volgende dag niet meer vanzelfsprekend is. Het kan twee of drie dagen duren voordat de brief bezorgd wordt.... Zaterdaglevering van aangetekende post bestaat wel, maar is niet vanzelfsprekend en zeker niet gegarandeerd.

* Aviapartner  is een afhandelingsbalie in Vertrekhal 1 (Centraal) op Schiphol (tegenover de  incheckbalies 4 en 5). Daarmee weken wij samen voor het overhandigen van documenten op Schiphol. 

** Ondanks wat veel mensen denken kan aangetekende post wel degelijk naar een postbus gestuurd worden!  En die komt vroeger aan dan post naar het kantooradres.