Legalisatie is het proces waarbij wordt bevestigd dat een handtekening, stempel of zegel op een document echt is. Hierdoor wordt het document officieel erkend in het buitenland en kan het daar rechtsgeldig worden gebruikt, bijvoorbeeld voor zakelijke, juridische of persoonlijke doeleinden.
Wanneer Nederlandse documenten in het buitenland gebruikt moeten worden, is vaak een legalisatie of een apostille nodig. Hiermee wordt officieel bevestigd dat het document echt is en afkomstig van een bevoegde instantie.
Visumdienst Breda helpt u bij het voorbereiden, indienen en afstemmen van de juiste legalisaties, zodat uw documenten zonder vertraging geaccepteerd worden in het buitenland.
Door een document te legaliseren maak je het document geschikt voor gebruik in een ander land. Het betreffende document moet ondertekend door de juiste instanties. Hiervoor zijn verschillende stappen voor nodig, waarover bij de meeste landen afspraken zijn gemaakt.
Een legalisatie bewijst dat:
De stappen die benodigd zijn om een document te legaliseren zijn per land verschillend. Dit is afhankelijk van de afspraken tussen het land waar uw document voor bestemd is en het land waar het document vandaan komt.
Legalisatie is nodig om een document rechtsgeldig te maken voor gebruik in het buitenland.
Zonder legalisatie kan een buitenlands overheidsorgaan de echtheid van het document niet erkennen, waardoor bepaalde handelingen, zoals het invoeren van goederen of het registreren van producten, niet mogelijk zijn.
Door het legalisatieproces wordt bevestigd dat het document officieel en authentiek is, zodat het in het andere land kan worden geaccepteerd.
Een legalisatie komt tot stand doordat bevoegde instanties stap voor stap de echtheid van een document bevestigen.
In het land van herkomst controleert een aangewezen autoriteit — meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken — of het document is ondertekend door de juiste instantie(s). Na goedkeuring wordt een stempel, sticker of zegel geplaatst als bewijs van authenticiteit.
Afhankelijk van het type document kunnen vooraf ook andere instanties, zoals de rechtbank, de Kamer van Koophandel of een notaris, hun stempel of verklaring moeten toevoegen. Dit verschilt per document en per land waarvoor het bestemd is.
Tot slot controleert de ambassade of het consulaat van het land waar het document zal worden gebruikt de voorgaande legalisaties en brengt ook een eigen stempel of zegel aan. Hiermee wordt het document officieel erkend voor gebruik in dat land.
Voor bedrijven die internationaal opereren is het vaak noodzakelijk dat diverse handels- en exportdocumenten worden gelegaliseerd.
Voor veel oorganisaties verzorgt Visumdienst legalisaties (én vertalingen door beëdigde vertalers) voor de volgende documenten:
Ook voor privépersonen verzorgt Visumdienst Breda legalisaties. Veelvoorkomende voorbeelden van documenten voor particulieren zijn onder andere:
Wanneer een auto op naam van een bedrijf staat, is voor de legalisatie vaak een volmacht benodigd. Deze volmacht geeft toestemming aan een medewerker of tussenpersoon om namens het bedrijf de auto mee te mogen nemen naar het buitenlanden, bijvoorbeeld naar Marokko of Turkije.
De volmacht moet worden ondertekend door de eigenaar van het bedrijf of door een bevoegde functionaris die bij de Kamer van Koophandel (KvK) als tekenbevoegd staat geregistreerd.
Tip: controleer altijd of de ondertekenaar volgens het KvK-uittreksel bevoegd is, om vertraging of afwijzing bij de legalisatie te voorkomen.
Visumdienst Breda kan de volmacht vervolgens laten legaliseren voor u.
Het legaliseren van een handtekening betekent dat een bevoegde instantie bevestigt dat de handtekening op een document daadwerkelijk afkomstig is van de persoon die heeft ondertekend.
De instantie controleert de identiteit van de ondertekenaar (vaak met een geldig identiteitsbewijs) en plaatst daarna een stempel of verklaring op het document.
Hiermee wordt officieel vastgesteld dat de handtekening echt is, zodat het document rechtsgeldig gebruikt kan worden in het binnen- of buitenland.
Een handtekening mag alleen worden gelegaliseerd door een bevoegde instantie. De juiste instantie hangt af van het type document en het land waarvoor de legalisatie nodig is.
In Nederland kan dit onder andere bij:
Een handtekening legaliseren gebeurt in een paar eenvoudige stappen:
Zo wordt officieel vastgesteld dat uw handtekening echt is en het document rechtsgeldig gebruikt kan worden, ook in het buitenland.
Voor het legaliseren van een handtekening heeft u doorgaans het volgende nodig:
Wanneer het document bestemd is voor gebruik in het buitenland, kunnen daarnaast extra stappen nodig zijn, zoals een apostille of een aanvullende legalisatie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en/of de betreffende ambassade.
Legaliseren van documenten betekent dat een bevoegde instantie bevestigt dat de handtekening, stempel of zegel op een document echt is.
Hierdoor wordt het document officieel erkend en rechtsgeldig voor gebruik in het buitenland.
Het legalisatieproces bewijst dus niet dat de inhoud van het document klopt, maar uitsluitend dat het document is afgegeven en ondertekend door een bevoegde persoon of organisatie.
Na legalisatie kan het document worden geaccepteerd door buitenlandse autoriteiten, bedrijven of instellingen.
Documenten kunnen worden gelegaliseerd door verschillende bevoegde instanties, afhankelijk van het type document en het land waarvoor ze bestemd zijn. In Nederland kan dit onder andere bij:
Iedereen die een document in het buitenland wil gebruiken kan een legalisatie aanvragen, zowel particulieren als bedrijven.
Het legaliseren van documenten gebeurt in meerdere stappen, afhankelijk van het type document en het land waarvoor het bedoeld is. Visumdienst bemiddelt hierin:
Zo wordt uw document officieel erkend en rechtsgeldig in het buitenland.
In sommige gevallen is één stempel (de apostille) voldoende — bijvoorbeeld als het land is aangesloten bij het Apostilleverdrag.
Voor een visumaanvraag kunnen bepaalde documenten gelegaliseerd moeten worden, afhankelijk van het land van bestemming en het soort visum. Vaak gaat het om officiële documenten die de identiteit, opleiding of zakelijke relatie bevestigen.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
Sommige landen eisen daarnaast een apostille in plaats van een volledige legalisatieprocedure.
Het is daarom belangrijk om vooraf te welke documenten precies moeten worden gelegaliseerd voor uw specifieke visumaanvraag. Wilt u weten of u een visum benodigd heeft al Nederlander? Kijk dan hier of neem daarvoor contact op met ons.
Er is niet altijd een legalisatie benodigd. Tussen verschillende landen geldt er een vrijstelling voor bepaalde documenten. In dat geval kunt u uw documenten direct gebruiken. Op de website van European Justice vindt u meer informatie over vrijgestelde documenten.
Buitenlandse aktes, zoals geboorte-, huwelijks- of echtscheidingsakten, moeten in veel gevallen worden gelegaliseerd voordat ze in Nederland rechtsgeldig zijn.
Afhankelijk van het land van afgifte wordt een apostille of een volledige legalisatieprocedure toegepast.
ingeschreven bij de Nederlandse gemeente of kan dienen voor officiële aanvragen.
Wanneer u een buitenlandse geboorteakte wilt gebruiken voor bijvoorbeeld een paspoortaanvraag, BRP-inschrijving of familierechtelijke procedure, is meestal legalisatie vereist.
Na legalisatie (en indien nodig een beëdigde vertaling) kan de akte officieel in Nederland worden geaccepteerd.
Adoptiepapieren zijn officiële documenten die bewijs leveren van een adoptieprocedure, bijvoorbeeld een adoptieakte, rechterlijke uitspraak of toestemmingsverklaring.
Wanneer deze documenten in het buitenland worden gebruikt – bijvoorbeeld voor de erkenning van een adoptie of voor immigratieprocedures – moeten ze meestal eerst worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille.
De procedure verloopt doorgaans als volgt:
Visumdienst Breda kan het volledige traject voor u verzorgen, inclusief controle, legalisatie en eventuele beëdigde vertaling, zodat uw adoptiedocumenten correct worden geaccepteerd in het land van bestemming.
U kunt bij de DUO verklaringen verkrijgen voor de onderwijssoorten lbo, vbo, vmbo, mavo, havo, vwo, mulo, hbs en mms. Een statusverklaring van een hbo- of universitaire opleiding kunt u aanvragen bij de Nuffic. Voor mbo-opleidingen kunt u bij de SBB een certificaat supplement aanvragen.
Bij het exporteren van goederen naar het buitenland vragen buitenlandse autoriteiten vaak om gelegaliseerde exportdocumenten.
Hiermee wordt bevestigd dat de documenten, zoals facturen, certificaten, oorsprongsverklaringen of productregistraties, echt zijn en afkomstig van een bevoegde Nederlandse organisatie.
Afhankelijk van het land van bestemming verloopt de legalisatie van exportdocumenten meestal als volgt:
Visumdienst Breda verzorgt het complete traject — van KvK-stempel tot ambassadelegalisatie — zodat uw exportdocumenten tijdig en correct gelegaliseerd zijn voor gebruik in het buitenland.
Wanneer u een Nederlandse geboorteakte in het buitenland wilt gebruiken – bijvoorbeeld voor een huwelijk, visumaanvraag, werkvergunning of verblijfsprocedure – moet deze eerst worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille.
De procedure hangt af van het land van bestemming:
Visumdienst Breda kan voor u nagaan welke legalisatiestappen nodig zijn, en desgewenst de volledige procedure – inclusief beëdigde vertaling – voor u verzorgen. Zo weet u zeker dat uw geboorteakte correct en tijdig wordt geaccepteerd in het buitenland.
Wanneer u een Nederlandse huwelijksakte in het buitenland wilt gebruiken – bijvoorbeeld voor emigratie, gezinshereniging of administratieve registratie – moet het document meestal worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille.
De procedure verschilt per land:
Visumdienst Breda begeleidt u bij elke stap — van het opvragen van een recente huwelijksakte tot en met de juiste legalisaties en beëdigde vertaling. Zo voorkomt u vertraging en weet u zeker dat uw huwelijksakte wordt geaccepteerd door de buitenlandse autoriteiten.
Een Nederlandse identiteitskaart of paspoort wordt in principe niet gelegaliseerd, omdat het al een officieel reis- en identiteitsdocument is dat internationaal wordt erkend.
Toch kan in bepaalde situaties – bijvoorbeeld bij buitenlandse instanties, werkgevers of notarissen – gevraagd worden om een gewaarmerkte kopie of een verklaring van echtheid.
In dat geval verloopt de procedure als volgt:
Visumdienst Breda kan u precies vertellen welke vorm van legalisatie of verklaring in uw geval nodig is en helpen bij de juiste stappen, zodat uw identiteitsdocument correct wordt geaccepteerd in het buitenland.
Wanneer u medicijnen meeneemt naar het buitenland – vooral geneesmiddelen die onder de Opiumwet vallen – kan een medicijnverklaring verplicht zijn.
Sommige landen eisen dat deze verklaring wordt gelegaliseerd om te bevestigen dat het document officieel is afgegeven door een bevoegde arts of instantie in Nederland.
De procedure verloopt meestal als volgt:
Visumdienst Breda kan u informeren welke landen legalisatie van een medicijnverklaring vereisen en kan de benodigde stappen, inclusief legalisatie en eventuele vertaling, volledig voor u verzorgen.
Een Nederlands paspoort is een officieel reisdocument dat wereldwijd wordt erkend en hoeft daarom niet gelegaliseerd te worden.
Toch kan het voorkomen dat een buitenlandse instantie, werkgever of notaris vraagt om een gewaarmerkte kopie of een verklaring van echtheid van het paspoort.
In dat geval verloopt de procedure als volgt:
Visumdienst Breda kan u adviseren welke vorm van legalisatie of verklaring in uw situatie nodig is en de volledige afhandeling verzorgen, zodat uw paspoortkopie correct wordt geaccepteerd door buitenlandse autoriteiten.
Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) wordt in het buitenland vaak gevraagd bij sollicitaties, immigratieprocedures of werkvergunningen.
Om de VOG buiten Nederland te kunnen gebruiken, moet deze meestal eerst worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille.
De procedure verloopt doorgaans als volgt:
Visumdienst Breda helpt u graag bij het bepalen van de juiste legalisatieprocedure en kan de complete afhandeling – inclusief apostille, legalisatie en eventuele beëdigde vertaling – voor u verzorgen, zodat uw VOG tijdig en correct wordt geaccepteerd in het buitenland.
Zowel een apostille als een legalisatie bevestigt dat een handtekening, stempel of zegel op een document echt is.
Het verschil zit in de procedure en het aantal stappen dat nodig is om het document in het buitenland te kunnen gebruiken.
Kort samengevat:
Een apostille vervangt een volledige legalisatieprocedure, maar is alleen geldig tussen landen die deelnemen aan het Apostilleverdrag.
Legaliseren met apostille betekent dat de echtheid van een document wordt bevestigd door één officiële stempel of sticker — de apostille — die wordt afgegeven door de rechtbank.
Met deze apostille hoeft het document niet meer te worden gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken of een ambassade.
De apostille bewijst dat:
Deze vereenvoudigde procedure geldt alleen voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961).
Zodra de apostille is aangebracht, is het document direct rechtsgeldig in alle aangesloten landen.
Visumdienst Breda kan voor u nagaan of een apostille volstaat of dat uw document via de volledige legalisatieprocedure moet worden afgehandeld.
U heeft een apostille nodig wanneer u een Nederlands document wilt gebruiken in een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag van 1961.
De apostille vervangt in dat geval de volledige legalisatieprocedure en maakt het document direct rechtsgeldig in het buitenland.
Een apostille is vaak vereist voor documenten zoals:
De apostille wordt in Nederland afgegeven door de rechtbank.
Daarmee is het document geldig in alle andere apostillelanden, zonder dat verdere legalisatie via het Ministerie van Buitenlandse Zaken of een ambassade nodig is.
Visumdienst Breda helpt u graag te bepalen of uw document met een apostille volstaat of dat een volledige legalisatieprocedure vereist is.
Een aantal landen heeft afgesproken dat niet alle stappen nodig zijn of dat ze niet voor alle soorten documenten gelden in het Apostilleverdrag (officieel het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, Den Haag 5 oktober 1951). Nederland is hierbij ook aangesloten.
Legaliseren gebeurt dan met maar één stempel (of sticker): een apostille. Het betreffende land legaliseert een document met deze apostille. Er is dan verder geen legalisatie meer nodig voor dit document. De apostille wordt afgegeven door de rechtbank.
Documenten geschikt om een apostille op te laten plaatsen:
De volgende documenten kunt u niet laten legaliseren met een apostille:
Een document met apostille is geldig in alle landen die aan het verdrag meedoen.
De landen die zijn aangesloten bij het apostille verdrag vindt u hier: https://www.nederlandwereldwijd.nl/legaliseren/landen-apostilleverdrag
Wanneer een document bestemd is voor gebruik in een land dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, is er in veel gevallen een consulaire legalisatie vereist.
Dit betekent dat het document, na goedkeuring door de bevoegde Nederlandse instanties, ook nog moet worden bevestigd door de ambassade of het consulaat van het land van bestemming.
Consulaire legalisatie is de laatste stap in de legalisatieprocedure.
De ambassade of het consulaat controleert of alle eerdere legalisaties correct zijn uitgevoerd (bijvoorbeeld door de gemeente, notaris, Kamer van Koophandel en het Ministerie van Buitenlandse Zaken).
Na goedkeuring brengt de diplomatieke vertegenwoordiging een stempel, sticker of zegel aan op het document.
Wanneer is consulaire legalisatie nodig?
Consulaire legalisatie is nodig voor documenten die worden gebruikt in landen die geen deel uitmaken van het Apostilleverdrag, zoals:
Hoe verloopt de procedure?
Na afronding van deze stappen is het document officieel erkend en kan het zonder problemen in het betreffende land worden gebruikt.
Visumdienst Breda verzorgt het volledige traject – van KvK-verklaring tot consulaire legalisatie – en zorgt ervoor dat uw documenten snel en correct worden geaccepteerd door buitenlandse autoriteiten.
E-legalisatie (elektronische legalisatie) is de digitale variant van het traditionele legalisatieproces.
In plaats van een fysieke stempel of sticker, wordt het document voorzien van een digitale handtekening of elektronische stempel die de echtheid bevestigt.
Steeds meer overheden en organisaties accepteren e-legalisaties, omdat dit sneller, veiliger en efficiënter is dan het werken met papieren documenten.
Voordelen van e-legalisatie
Wanneer is e-legalisatie mogelijk?
Niet alle landen en ambassades accepteren e-legalisaties.
De mogelijkheid hangt af van:
De kosten voor legalisatie hangen af van het type document, het land van bestemming en de instanties die bij het proces betrokken zijn. Elke stap in de procedure kan eigen tarieven hebben.
Waaruit bestaan de kosten?
De totale kosten van een legalisatie bestaan meestal uit:
U krijgt een legalisatie door uw document stap voor stap te laten controleren en stempelen door de bevoegde instanties.
De procedure verschilt per type document en land van bestemming, maar verloopt meestal als volgt:
Visumdienst Breda kan deze stappen volledig voor u verzorgen — van controle tot afgifte — zodat uw documenten correct en snel worden gelegaliseerd.
Visumdienst Breda kan uw documenten laten vertalen door een beëdigd vertaler, zodat deze ook worden geaccepteerd door de juiste instanties en ambassades.
Dit kunt u regelen via Visumdienst Breda!
Documenten dienen op verschillende plekken te worden gelegaliseerd, afhankelijk van het type document en het land waar u ze wilt gebruiken.
In Nederland gebeurt dit bij de volgende instanties:
Visumdienst Breda kan het volledige traject voor u verzorgen – van controle tot legalisatie bij alle instanties – zodat uw documenten snel en correct worden geaccepteerd in het buitenland.
Hieronder vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen over het legaliseren van documenten.
Heeft u na het lezen nog vragen? Neem gerust contact op met ons — wij helpen u graag verder.
Legalisatie is de bevestiging dat een handtekening, stempel of zegel op een document echt is.
Zo kan het document officieel worden gebruikt in het buitenland.
U heeft legalisatie nodig wanneer u een Nederlands document in het buitenland wilt gebruiken, of een buitenlands document in Nederland.
Zonder legalisatie wordt een document vaak niet erkend door buitenlandse of Nederlandse autoriteiten. Visumdienst kan u helpen met de legalisatie van documenten voor gebruik in het buitenland.
Een apostille is een verkorte vorm van legalisatie en geldt alleen tussen landen die deelnemen aan het Apostilleverdrag (1961).
Voor andere landen is een volledige legalisatieprocedure nodig, inclusief goedkeuring door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het desbetreffende land.
Dat hangt af van het soort document en het land van bestemming.
In Nederland duurt het meestal enkele werkdagen. Bij consulaire legalisatie (via een ambassade) kan het enkele dagen tot weken duren, afhankelijk van de verwerkingstijd van het betreffende land.
Dat hangt af van het type document en het bestemmingsland.
Visumdienst Breda verzorgt alle stappen — van apostille tot consulaire afhandeling.
Ja. Wij bieden een complete legalisatieservice:
We controleren uw documenten, verzorgen indien nodig beëdigde vertalingen, en regelen alle benodigde stempels bij rechtbank, ministeries en ambassades.
U hoeft dus niet zelf naar Den Haag, Brussel of de instanties en ambassade te gaan. Alleen documenten via de gemeente en een notaris dient u zelf te regelen.
Een legalisatie zelf verloopt niet, maar sommige documenten hebben een beperkte geldigheidsduur. Bijvoorbeeld: een VOG of uittreksel uit de BRP is vaak maar 3 tot 6 maanden geldig voor gebruik in het buitenland.
De kosten variëren per land en document.
Gemiddeld liggen de kosten tussen €20 en €150 per document, exclusief eventuele vertaling en servicekosten van Visumdienst Breda.
Dit is in enkele gevallen mogelijk. E-legalisatie betekent dat uw document digitaal wordt ondertekend of voorzien van een elektronische stempel, bijvoorbeeld door de Kamer van Koophandel. Niet alle landen accepteren dit nog, maar Visumdienst Breda kan voor u nagaan of het in uw geval mogelijk is.
Een verkeerd gelegaliseerd document kan worden afgewezen door de buitenlandse autoriteiten, waardoor uw aanvraag vertraging oploopt of ongeldig wordt verklaard.
Laat uw documenten daarom altijd vooraf controleren door Visumdienst Breda om fouten te voorkomen.