Legalisatie informatie

 

Wat is een legalisatie?

Door een document te legaliseren maak je het document geschikt voor gebruik in een ander land. Het betreffende document moet ondertekend door de juiste instanties. Hiervoor zijn verschillende stappen voor nodig, waarover bij de meeste landen afspraken zijn gemaakt.

Een legalisatie bewijst dat:

  • een bevoegde instantie het document afgegeven heeft
  • de handtekening met zegel/stempel op het document echt is
  • de inhoud van het document juist is.

De stappen die benodigd zijn om een document te legaliseren zijn per land verschillend. Dit is afhankelijk van de afspraken tussen het land waar uw document voor bestemd is en het land waar het document vandaan komt.

Stappenplan

  1. Een daarvoor aangewezen autoriteit in het land van herkomst controleert of de juiste instantie(s) in het land van herkomst het document ondertekende(n). Meestal is dit het ministerie van Buitenlandse Zaken. Na goedkeuring krijgt het document een stempel of sticker. Hiermee is voor Nederland duidelijk dat het document van een bevoegde instantie uit het land van herkomst komt. Aan het ministerie van Buitenlandse Zaken gaat soms ook een stempel van de Rechtbank, de Kamer van Koophandel of notaris vooraf. Dit is afhankelijk van het soort document en het land waarvoor het document bestemd is.
  2. De betreffende ambassade of consulaat legaliseert het document, na controle, ook met een stempel of sticker. 

Apostilleverdrag
Een aantal landen heeft afgesproken dat niet alle stappen nodig zijn of dat ze niet voor alle soorten documenten gelden in het Apostilleverdrag (officieel het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, Den Haag 5 oktober 1951). Nederland is hierbij ook aangesloten.

Legaliseren gebeurt dan met maar één stempel (of sticker): een apostille. Het betreffende land legaliseert een document met deze apostille. Er is dan verder geen legalisatie meer nodig voor dit document. De apostille wordt afgegeven door de rechtbank. 

Documenten geschikt om een apostille op te laten plaatsen:

  • documenten van rechterlijke instanties, zoals documenten van het Openbaar Ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder
  • administratieve documenten, zoals getuigschriften, diploma’s of akten van de burgerlijke stand
  • notariële akten
  • officiële verklaringen op onderhandse stukken, zoals verklaringen over de registratie of het bestaan van een document op een bepaalde datum

De volgende documenten kunt u niet laten legaliseren met een apostille:

  • documenten opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren, zoals een verklaring van ongehuwd zijn van een buitenlandse ambassade in Nederland
  • documenten voor handelstransacties of douaneformaliteiten

Een document met apostille is geldig in alle landen die aan het verdrag meedoen. Dit zijn de volgende landen:

Albanië

Estland

Macedonië

San Marino

Andorra

Fiji

Malawi

Sao Tomé en Principe

Antigua & Barbuda

Finland

Malta

Servië

Argentinië

Frankrijk

Marokko

Seychellen

Armenië

Georgië

Marshall Islands

Slovenië

Aruba

Grenada

Mauritius

Slowakije

Australië

Guatemala

Mexico

Spanje

Azerbeidzjan

Honduras

Moldavië

St. Kitts en St. Nevis

Bahama's

Hong Kong

Monaco

St. Lucia

Barbados

Hongarije

Mongolië

St. Vincent en de Grenadines

België

Ierland

Montenegro

Suriname

Belize

IJsland

Namibië

Swaziland

Bosnië en Herzegowina

India

Nederland

Tonga

Botswana

Israël

Nicaragua

Trinidad en Tobago

Brazilië

Italië

Nieuw-Zeeland

Tsjechië

Brunei Darussalam

Japan

Niue

Turkije

Bulgarije

Kaapverdië

Noorwegen

Uruguay

Chili

Kazachstan

Oekraïne

Vanuatu

Colombia

Kosovo

Oezbekistan

Venezuela

Cook Islands

Kroatië

Oman

Verenigd Koninkrijk

Costa Rica

Kyrgystan

Oostenrijk

Verenigde Staten

Cyprus

Lesotho

Panama

Wit-Rusland

Denemarken

Letland

Peru

Zuid-Afrika

Dominica

Liberia

Polen

Zuid-Korea

Dominicaanse Republiek

Liechtenstein

Portugal

Zweden

Duitsland

Macao

Samoa

Zwitserland

 

Legaliseren van een diploma
U kunt bij de DUO verklaringen verkrijgen voor de onderwijssoorten lbo, vbo, vmbo, mavo, havo, vwo, mulo, hbs en mms. Een statusverklaring van een hbo- of universitaire opleiding kunt u aanvragen bij de Nuffic. Voor mbo-opleidingen kunt u bij de SBB een certificaatssupplement aanvragen.

Is er een legalisatie nodig?
Er is niet altijd een legalisatie nodig, tussen verschillende landen geldt er een vrijstelling voor bepaalde documenten. In dat geval kunt u uw documenten direct gebruiken. Op de website van European Justice vindt u meer informatie over vrijgestelde documenten.